Ihansamatai ja ajatonkokous

Tänään aiheena karanteenin sivuoireet ja vinkkejä parempiin kokouksiin.

Kolmisen viikkoa vapaaehtoisesti kotona muutamaa poikkeusta lukuunottamatta on vääristänyt ajantajua. Viikonpäivien merkitys on kadonnut. Jokainen päivä on ihansamatai. Päivien lisäksi kellonaika on menettänyt merkityksensä.

Päiväaskereiden lisäksi vanhoina hyvinä aikoina televisio rytmitti päivää. Yhdeksän uutiset tulivat yhdeksältä ja ne katsottiin. Ei tullut muita uutisia eikä ollut internettiä. Ennen kuin joku juniori alkaa nillittämään uutisten väärästä ajankohdasta todettakoon että silloin kun Sapattimanillä oli kotiintuloajat tulivat uutiset nykyistä puoli tuntia myöhemmin.

Onnenpäivät tulivat kiinteään aikaan lauantaina jonka lisäksi muutama muu lempiohjelma oli pakko katsoa silloin kun ne toosasta tulivat. No videot tulivat jossakin vaiheessa helpottamaan tilannetta, mutta siinä vaiheessa vastakkainen sukupuoli oli jo alkanut kiinnostaa telkkaria enemmän.

Nykyään lähes kaiken voi katsoa striimattuna haluamaansa aikaan. Erilaisissa sarjoissa tämä toimii loistavasti. Ei tarvitse enää odotella viikkoa jakson katkettua juuri kriittisessä kohdassa. Toisaalta tämä on myös aikaansaanut ”vielä yksi jakso” -syndrooman, jossa neljän aikaan aamuyöstä on se seuraava väkisin vielä katsottava vaikka pari jo edellistä meni kokonaan tai osittain luomien läpi. No eipä tarvitse vaihtaa makuuhuoneen lakanoita niin usein.

Sapatilla päivillä ei ole niin väliä. Jokainen niistä on ihansamatai. Jos tilanteesta jotain negatiivistä oikein hakemalla hakee niin niin perjantai ei erotu mitenkään muista päivistä.

Koronan aikana kokoukset ovat muuttuneet pääosin ei-paikkaan-sidotuiksi eli yksinkertaisemmin sanottuna etäkokouksiksi. Pitäisikö seuraavaksi laajentaa ne myös ei-aikaan-sidotuiksi eli ajattomiksi kokouksiksi? Etäduunareilla kun tuntuu olevan väliin itsestään riippumattomia rajoitteita perinteisiin työpäivän aikaisiin kokousaikoihin.

En esitä kokousten siirtämistä perinteisen työajan ulkopuolelle vaan niiden muuttamista soveltuvin osin ajattomiksi. Kokouksiin voisi osallistua silloin kun se itselle parhaiten onnistuu.

Miksi kokouksia ylipäänsä tarvitaan? Kokousten funktio voidaan jakaa kolmeen karkeaan pääryhmään:

1. Asioiden esittely tai niistä informointi
2. Asioista keskusteleminen
3. Asioista päättäminen

Viimeisen ryhmän osalta perinteisesti se joka asiasta tietää on todennäköisesti saanut oman mielipiteensä päätökseksi etulyöntiasemansa vuoksi, varsinkin jos agenda ja taustamateriaali on taas jäänyt toimittamatta hyvissä ajoin etukäteen.

Väliin kirjoitin johtamissani kokouksissa pöytäkirjan etukäteen, koska tiesin tarkalleen mikä lopputulos tulee päätöksineen olemaan. Edellämainittu kertoo valitettavasti myös kokouskulttuuristamme, mutta ennen kaikkea johtamiskulttuuristamme. Väliin päättäjien pitää saada päättää asioista, jotka ovat itsestään selvyyksiä. Sitä kutsutaan hierarkkiseksi johtamismalliksi. Tulen todennäköisesti palaamaan johtamisen haasteisiin lähiviikkojen blogi-kirjoituksssa.

Ajattomassakokouksessa kaikilla olisi mahdollisuus perehtyä asiaan. Kysellä ja rauhassa pohdiskella vastauksia tai hakea tarvitteessa lisätietoa kokouksen ulkopuolelta. Olisi aikaa muodostaa jäsennellysti oma mielipiteensä. Introverteillä olisi kerrankin tasavertainen asema extroverttejä vastaan.

Ajattomassakokouksessa ei olisi tarvetta löytää yhteistä aikaa liian monen liian kiireisen ihmisen kalenteista. Ei tarvitsisi uudelleen aikatauluttaa kun avainhenkilölle tulikin viime hetkellä jotakin tärkeämpää. Ei tarvitsisi pitää uutta kokousta jos jotakin olennaista tietoa ei olisi juuri sillä hetkellä käytettävissä.

Ajattomankokouksen läpivienti kulkisi seuraavasti (esimerkkicase Microsoft maailmasta, joka on helppo muokata soveltuvaksi muihin ekosysteemeihin):

• Puheenjohtaja luo kokouksen Teams tiimin kanavineen tai uuden kanavan olemassa olevaan Teams tiimiin.
• Kokouksen kanavan tiedostot osioon viedään mahdolliset syventävät dokumentit.
• Kokouksen tavoitteet ja dokumenttien sijainti kerrotaan/linkitetään kanavan aloitusviestiin. Aloitusviestissä puheenjohtaja kertoo myös kokouksen päättymispäivän. Aloitusviestiä voi elävöittää kertomalla asiat videon välityksellä (lievittää siirtymää vanhasta mallista).
• Osallistujat sitoutuvat seuraamaan kanavaa vähintään päivittäin ja ottamaan kantaa esitettyihin asioihin ja niihin liittyviin kommentteihin ja lisätietoihin. Mikäli kokouksen tarkoituksena on saada jokin tuotos aikaiseksi (esim dokumentti tai esitys) se tuotetaan osallistujien toimesta heille soveltuvina ajankohtina. Teamsiiin vietyjen tiedostojen taustalla oleva Sharepoint tukee myös tiedostojen samanaikaista muokkausta.
• Ennen kokouksen päättymisajankohtaa puheenjohtaja varmistaa, että tuotos on tuotettu tai kaikkien mielipiteet on saatu ja alkuperäinen asia ei ole merkittävästi muuttunut matkan aikana. Mikäli keskustelu ei ole tuottanut konsensusta voi puheenjohtaja tarvittessa tehdä diktatuurisen päätöksen tai luoda päätösvaihtoehdoista äänestyksen osallistujille.

Ei mitään rakettitiedettä. Malli vapaasti käytettävissä.

Yhteenvetona uudistetut kokoustyypit koronan innoittamana suositummuusjärjestyksessä:

1. Ei kokousta laisinkaan: Ei päättävä eikä mitään tuottava, hoidetaan homma tiedottamalla. Aiheen tiimoilta voi toki turista eri kanavissa jälkeenpäin.
2. Ajatonkokous: Ei aikataulukriittinen, asioita voidaan syventää kokouksen aikana, kokoukseen osallistutaan kun se itselle parhaiten sopii, mutta säännöllisesti. Kokouksella kuitenkin oltava päättymispäivä, jota ennen keskustelu on käytävä ja päätökset tai tuotokset on tehtävä.
3. Etäkokous: Päätös tarvitaan nopeasti. Asiat ovat ennakkoon osallistujien tiedossa tai ne toimitetaan ennen kokousta.