Erään palvelemani lääkefirman talousjohtaja ei monia vuosia sitten lainkaan ymmärtänyt mihin sähköpostia tarvitaan. Jos joku haluaa sanoa jollekin jotakin miksei voi kävellä henkilön huoneeseen ja sanoa asiansa. Jos viestimisestä tehdään liian helppoa niin aikaa käytetään varmasti aivan turhien asioiden viestimiseen.
Sähköposti otettiin käyttöön herran vastalauseista huolimatta. Näin jälkeenpäin ajatellen on sähköposti parantanut yritysten tiedonkulkua, mutta aivan tolkuton määrä asiaa sen avulla viestitään, jonka välittämiseen ei ammoisina aikoina olisi tuhrattu hetkeäkään aikaa. Asioilla tuppaa olemaan sekä hyviä että huonoja puolia.
Yritysten prosessit sähköistetään ja ne mobilisoidaan, mutta aina välillä valitettavasti unohdetaan kyseenalaistaa itse prosessin tai sen kaikkien vaiheiden tarpeellisuus. Lean-termein ilmaistuna myös hukka digitalisoidaan. Onhan se ehkä entistä tehokkaampaa hukkaa, mutta yhtäkaikki turhaa.
Mitä jos yritys voisi tai joutuisi aloittamaan aivan tyhjältä pöydältä? Kaikki prosessit ja niitä tukevat ratkaisut täytyisi rakentaa tyhjästä. Kuinka paljon lopputulos muistuttaisi yrityksen nykyistä ympäristöä? Pystyisivätkö yrityksen työntekijät näkemään asiat uudella tavalla vai olisiko lopputuloksena samankaltaiset prosessit saman oloisilla työkaluilla?
Miltä tuntuisi rakentaa homma ilman ikäloppuja järjestelmiä, jotka eivät ole enää vuosiin tukeneet liiketoimintaa ja joiden muuttaminen on yhtä riskaabelia kuin uuden kerroksen lisääminen korttitaloon? Ilman vuosikymmeniä vanhoja prosesseja, joiden tarpeellisuutta ei kukaan ole kyseenalaistanut eikä kukaan ole niitä aikoihin optimoinut?
Erään yrityksen konferenssissa esiteltiin ohjelmistorobotiikan saavutuksia. Demo esitti kuinka skriptillä hypittiin ruudulta toiselle eräässä saksalaisessa toiminnanohjausjärjestelmässä helpottaen käyttäjää. Eräs yleisön jäsen kysyi miksi järjestelmässä pitää tehdä toimenpiteitä niin monella näytöllä. Miksi järjestelmää ei ole automatisoitu? Järkevää vastausta ei luonnollisestikaan kysyjä saanut. Korjaamme yhden ratkaisun puutteita toisella.
Tietoa on tarjolla enemmän kuin koskaan. Sitä valitettavasti hyödynnetään suhteessa määrään vähemmän kuin koskaan. Mahdollisuuksien käsittämätön määrä lamaannuttaa. Paasasin erään konsernin tytäryrityksessä analytiikan tärkeydestä. Pääkonttorista tullut johtaja ilmoitti, että saatte kyllä raporttiin mitä vain sarakkeita haluatte. Oli herralla koko homman pointti hiukan hukassa.
Korona digitalisoi yhteiskunnan eli vihdoinkin otettiin laajamittaisesti käyttöön ratkaisuja jotka ovat olleet olemassa jo viimeiset viisitoista vuotta. Lähtökohtaisesti yritykset eivät panosta digitaalisiin ratkaisuihin ennen kuin ei ole muuta vaihtoehtoa.
Puhkikuluttuina esimerkkeinä ovat esimerkiksi taksitoimialan sähköistyminen Uberin yrittäessä vallata markkinaosuutta tai verkkokauppojen määrän voimakas kasvaminen globaalin markkinan saavuttaessa kotomaamme. Sähköiset ratkaisut saadaan kyllä perinteisellä puolellakin rakennettua vuosien viiveellä, mutta kiinteät kustannukset eivät jousta. Bulkkipalveluissa ja -tuoteissa kuluttajat äänestävät lompakollaan.
Koronan iskettyä firmat ovat sähköistäneet sopimusten hallintansa parissa päivässä. Ennen koronaa asian priorisointi oli pohjamudissa.
Eräässä aikanaan palvelemassani yrityksessa oli prosessien sähköistäminen keskeinen teema. Valitettavasti aikaa tuhraantui käsittämättömän paljon perusteluun miksi 360-vuotta vanha tapa toimia pitäisi muuttaa. Miten ihmeessä palvelun sähköinen hyväksyntä voisi korvata paperisen sopimuksen, jonka allekirjoitusprosessiin meni pahimmallaan parikin viikkoa. Jos palvelusopimuksessa ei ole fyysistä allekirjoitusta johtaako se heti merkittäviin luottotappiohin? Vai johtaako palveluiden sopivuuden hankaluus menetettävään myyntiin?
Pari vuosikymmentä sitten puhuttiin eBusineksestä, jolla oli tarkoitus virtaviivaistaa yritysten sisäinen ja varsinkin yritysten välinen kaupankäynti. Sitten tuli internet ja kaikki palvelut tuli saada nettiin. Nyt on vuorossa digitalisointi. Digitalisointi on siis osaltaan myös sitä, että vanhat asiat puetaan uuteen viitekehykseen ja myydään pakollisena asiana joita kaikkien on tehtävä tai muuten hukka perii.
Pahimmassa tapauksessa uusi ratkaisu ei korvaa kokonaisuudessaan vanhaa vaan tehtävän työn määrä lisääntyy. Osa prosessista tehdään modernilla ratkaisulla ja osa vanhalla legacy-ratkaisulla. Kukaan ei ymmärrä kyseenalaistaa olisiko prosessia mahdollista karsia tai henkilöstö ei halua luopua vanhasta tavasta toimia.
En väitä ettei kehitys kehittyisi, mutta uskallan väittää että kun asiat saadaan tehtyä helpommin, luodaan helpommin myös työtehtäviä jotta eivät tuota mitään lisäarvoa liiketoiminnalle.
Muistan kuinka aikanaan olimme hyvin menneen jalkapalloturnauksen jälkeen Hämeenlinnassa perheen kesken syömässä. Vanhempi pojista valitti uusien futistossujen aikaan saamaa rakkoa jalassa. Vieraassa paikassa sunnuntai iltana ei meistä kellään ollut tietoa mistä löytyy lähin aukioleva apteekki, josta ostaa rakkolaastareita. Kaivoin uusimman leluni eli upouuden jostakin konferenssista voittamani varhaisen sukupolven iPhonen. Kirjoitin karttasovellukseen sanan ”apteekki” ja sain reittiohjeet, aukioloajat ja puhelinnumeron yhdellä painalluksella. Oli itse asiassa yksi harvoista kerroista kun olen saanut perheeni hämmentymään kyvyistäni. Mikä tänään on tavallista tekniikkaa oli reilut kymmenen vuotta sitten taikuutta.
Uutta taikuutta ilmestyy lähes päivittäin kuluttajamarkkinaan, mutta liiketoimintapuolella kehitys on syystä tai toisesta huomattavasti hitaampaa.
Erääseen firmaan Posti tulosti ja toimitti vielä kymmenisen vuotta sitten päivittäin moni sata sivuisia raportteja ostajille tuotteiden myynneistä ja myyntihinnoista. Postia ja sen tulostuspalveluita käytettiin koska firman omat printterit eivät kyenneet luotettavasti tulostamaan riittävän nopeasti vastaavaa määrää paperia. Jokainen ostaja luki pinkasta pari itselleen tärkeää sivua tehden muutaman merkinnän lähinnä omaan käyttöön. Sama homma sähköisenä säästi aikaa ja mahdollisti tietojen jaon kollegoiden kesken. Sähköistäminen ei vaan tullut kellekään mieleen koska asiat oli luettu jo vuodesta 1862.
Myös sosiaalisuus digitalisoitiin. Meillä on Facebook, Instagram, Twitter, Tik Tok ja monet muut sosiaalisen median työkalut käytössämme. Kuka tahansa voi nyt avautua mistä tahansa ja kelle tahansa. Voit kommentoida valtiojohdon, julkkisten tai ylipäänsä kenen tahansa tekemisiä joko omalla nimelläsi tai anonyymisti. Voit ilmaista itseäsi kirjallisesti, kuvallisesti tai vetäistä vaikka muutamat muotitanssit kaiken kansan nautittavaksi. Nautinnon määritelmä jää tosin katsojalle.
Uusimpana trendinä on tahallisesta väärinkäsittämisestä tullut kansan tapa. Hyvänä esimerkkinä viimeksi mainitusta käy mentalisti Pete Poskiparran taannoin käynnistämä Twitter-keskustelu.
Digitaalisuus on mahdollisuus, mutta parantaako pelkkä digitalisointi oikeasti maailmaamme vai pitäisikö ensiksi miettiä miten asiat kannattaa oikeasti tehdä?
Sapattiman - sapattimiehen seikkailut 